Bài blog này chia sẻ hướng dẫn từng bước cần thiết để giúp xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là chia sẻ thông tin về công ty để giúp ích cho nhân viên phát triển và thực hiện tốt công việc của mình.
Mục đích của Truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các phòng ban và đồng nghiệp của tổ chức. Truyền thông nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn kết của nhân viên.
Tại sao cần một chiến lược truyền thông nội bộ
Bạn không phải là người duy nhất! 60% doanh nghiệp không có chiến lược hay tầm nhìn dài hạn cho truyền thông nội bộ và hơn 21% người làm truyền thông nội bộ thừa nhận không có kế hoạch gắn liền với chiến lược truyền thông nội bộ.
Việc thiếu chiến lược và kế hoạch này là đáng báo động vì một hệ thống truyền thông nội bộ không có chiến lược rõ ràng sẽ dễ thất bại.
Ba mục tiêu chính của chiến lược truyền thông nội bộ trong một công ty thường là:
- Cung cấp thông tin rõ ràng và mạch lạc về tầm nhìn của công ty
- Kết nối với tất cả nhân viên không phân biệt cấp độ
- Cung cấp thông tin một cách dễ hiểu
Một chiến lược được lên kế hoạch cẩn thận có thể tạo ra những kết quả tuyệt vời cho truyền thông nội bộ của công ty. Dưới đây là 3 lý do chính:
1. Tạo sự liên kết trong tổ chức
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường không hiểu mục đích của truyền thông nội bộ và cách nó liên kết với các mục tiêu kinh doanh của công ty. Do đó, họ thường không nỗ lực để hỗ trợ các sáng kiến truyền thông nội bộ.
Một chiến lược được lập thành văn bản giúp họ đánh giá đúng những lợi ích kinh doanh và nhận được sự ủng hộ của họ – về mặt ngân sách, triển khai và cả sự tham gia của họ.
Truyền thông kém tại nơi làm việc làm tăng sự thất vọng của nhân viên: một cuộc khảo sát gần đây với 1.000 nhân viên toàn thời gian trên khắp Hoa Kỳ cho thấy chỉ 15% nhân viên hài lòng với truyền thông nội bộ mà họ trải nghiệm tại nơi làm việc.
2. Cho năng suất làm việc cao hơn
Truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ cải thiện năng suất của nhân viên. Hãy suy nghĩ về điều này: nhân viên dành 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin họ cần để hoàn thành nhiệm vụ. Đó là 60 giờ bị mất mỗi tháng, tương đương với hơn một tuần làm việc.
Tiết kiệm 60 giờ làm việc mỗi tháng!
Bí quyết để cải thiện năng suất của nhân viên nằm trong chiến lược truyền thông nội bộ của bạn. Viện McKinsey Global Institute phát hiện ra rằng năng suất của nhân viên tăng 20-25% trong các tổ chức nơi nhân viên được kết nối.
3. Thực thi dễ dàng hơn
Một chiến lược được xây dựng tốt đưa ra một kế hoạch rõ ràng để thực hiện các sáng kiến truyền thông nội bộ. Bạn biết mục tiêu của mình, bạn cần tài nguyên và phần mềm nào, cách khuyến khích sự tham gia, đo lường thành công, v.v.
Những thử thách khi làm truyền thông nội bộ
Để thực hiện một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không phải là điều dễ dàng.
Hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức như:
- Chuyển luồng thông tin từ trên xuống (top-down-only) thành luồng thông tin liên bộ phận (inter-departmental).
- Thu thập phản hồi của nhân viên và triển khai các giải pháp dựa trên phản hồi thu thập được
- Tương tác với nhân viên bất kể vị trí làm việc khác nhau
- Đo lường tiến độ thường xuyên
9 bước cần thiết để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn
Bạn đang cân nhắc xây dựng truyền thông nội bộ của công ty mình nhưng bạn không biết bắt đầu chiến lược mới mới từ đâu?
Những bước chính cần thực hiện khi xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả. Các bước này sẽ đảm bảo rằng chiến lược của bạn được xuyên suốt, nhất quán và mang lại lợi ích tối đa.
1. Review current activities
Trước khi cải tiến chiến lược truyền thông với nhân viên của bạn, điều quan trọng là phải kiểm tra những gì hiện có.
Đánh giá chiến lược hiện tại của bạn để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nó. Tìm hiểu những gì bạn muốn cải thiện. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như:
- Chiến lược hiện tại của bạn đang được thực hiện như thế nào?
- Bạn hiện đang sử dụng phần mềm và kênh nào?
- Nó hiệu quả như thế nào?
- Nó có tác động gì đến văn hóa công ty?
- Những phàn nàn chính mà bạn đã nhận được về nó là gì?
- Bạn đo lường công việc hiện tại như thế nào?
2. SWOT analysis
Phân tích SWOT đã quá quen thuộc để áp dụng cho một mô hình kinh doanh, tuy nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng nó sau khi đã xem lại tình hình truyền thông nội bộ.
Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức).
Phân tích SWOT về truyền thông được thực hiện bằng cách kiểm tra các yếu tố cụ thể ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ. Điểm mạnh và điểm yếu khi đề cập đến chiến dịch truyền thông, năng lực của nhóm làm truyền thông, các giá trị thương hiệu mang lại cũng như những rủi ro có thể xảy ra.
3. Define the audience
Trước khi lên kế hoạch truyền thông tại nơi làm việc, điều quan trọng là phải xác định đối tượng.
Hầu hết các công ty mắc sai lầm khi đánh đồng nhân viên như nhau. Đây là một vấn đề vì các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn sẽ muốn những thứ khác nhau khi truyền thông.
Ví dụ: nhóm bán hàng và nhóm phát triển phần mềm sẽ có nhu cầu giao tiếp rất khác nhau. Dành thời gian để phân khúc hóa những đối tượng thành các nhóm khác nhau để dễ dàng cung cấp cho họ những gì họ cần.
“Phân phối nội dung là chìa khóa để truyền thông hiệu quả”
Nếu bạn muốn thu hút nhân viên bằng nội dung của mình, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn nhận được thông tin phù hợp, đúng kênh và đúng thời điểm. Và để làm như vậy, hãy phân phối nội dung của bạn dựa trên vai trò, chuyên môn và “ngôn ngữ” mà họ dùng.
4. Set clear goals
Điều quan trọng nhất là phải có các mục tiêu và thời hạn cụ thể và phân chia cấu trúc cho quy trình lập kế hoạch.
Đưa ra các mốc thời gian hợp lý cho việc lập kế hoạch, lên ý tưởng và thực hiện để giúp bạn đạt được thành công.
Các mục tiêu nên thể hiện rõ những gì bạn muốn nỗ lực truyền thông nội bộ của mình đạt được.
Khi đưa ra các mục tiêu, có thể dùng cách thức SMART:
- Specific (cụ thể) – mục tiêu cần phải cụ thể, không mơ hồ
- Measurable (đo lường được) – mục tiêu phải có thể đo lường được
- Attainable (thực tế) – đảm bảo rằng các mục tiêu phải thực tế với các nguồn lực hiện tại
- Relevant (có liên quan) – mục tiêu phải được liên kết trực tiếp với định hướng của công ty.
- Time-bound (giới hạn thời gian) – phải có thời hạn cụ thể để theo dõi.
Đo lường và mục tiêu đi đôi với nhau. Do đó, ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải chọn các chỉ số chính mà bạn sẽ theo dõi để đánh giá mức độ thành công của chiến lược truyền thống mới của mình.
Điều quan trọng là khi xác định mục tiêu sớm thì những số liệu này sẽ giúp định hình kế hoạch mà bạn sắp thực hiện.
5. Define new strategy
Giờ là lúc vạch ra tầm nhìn cho chiến lược truyền thông nội bộ mới của bạn.
Chiến lược truyền thông nội bộ mới của bạn nên bao gồm:
- Mục tiêu rõ ràng
- Phân khúc hóa đối tượng
- Chỉ số rõ ràng
- Mốc thời gian thực tế
- Các đại sứ truyền thông
- Giải pháp truyền thông
- Phân loại nội dung phù hợp
- Phân phối nội dung hiệu quả
a. Các bên liên quan, phụ trách chính
Cần xác định rõ ràng ai sẽ chịu trách nhiệm cho các hoạt động truyền thông nội bộ khác nhau.
Chỉ định vai trò cụ thể cho các bên liên quan khác nhau, chẳng hạn như:
- Một số thành viên ban lãnh đạo điều hành nên tham gia để thúc đẩy hoạt động.
- Những người có ảnh hưởng trong các nhóm và cấp độ, những người sẽ tiếp tục tham gia thường xuyên.
- Các thành viên trong nhóm nhân sự và marketing, những người thực hiện và đo lường.
Chỉ khi những vai trò cụ thể này được chỉ định cho những người cụ thể, thì những hoạt động truyền thông nội bộ mới thành công và hiệu quả cao.
b. Giải pháp nào để sử dụng cho truyền thông nội bộ của bạn?
Chọn nền tảng truyền thông nội bộ nào? Những tính năng bạn nên tìm kiếm trong phần mềm?
Nếu bạn muốn thúc đẩy việc áp dụng, bạn sẽ cần sử dụng một giải pháp liên lạc nội bộ để khuyến khích nhân viên chia sẻ và tương tác.
Chỉ chia sẻ thông tin cập nhật về sản phẩm, công việc hoặc tin tức của công ty trong bản tin hàng tháng không phải là cách phù hợp để tương tác với nhân viên.
Thay vào đó, hãy giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận tin tức của công ty. Có thể làm cho truyền thông nội bộ trở nên thú vị thông qua việc trò chơi hóa (gaminication).
Tóm lại, nền tảng bạn sắp triển khai sẽ cho phép bạn:
- Khuyến khích nhân viên tương tác
- Tạo niềm vui giao tiếp nội bộ cho nhân viên của bạn
- Đo lường được kết quả
d. Nên chia sẻ loại nội dung nào để thúc đẩy tương tác?
Nên chia sẻ nội dung có liên quan đến vai trò của nhân viên.
Ví dụ: đối với các thành viên trong nhóm CSKH, hãy chia sẻ các nghiên cứu điển hình về các công ty khác đang làm rất tốt công việc hỗ trợ khách hàng. Vì chủ đề này liên quan trực tiếp đến công việc của họ nên họ có nhiều khả năng sẽ xem và tương tác với nó hơn.
6. Tối ưu hóa phân phối nội dung
Hầu hết nhân viên cảm thấy choáng ngợp trước tình trạng quá tải thông tin. Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn giảm thiểu tình trạng quá tải đó, đồng thời đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều nhận được thông tin phù hợp vào đúng thời điểm?
Ở bước 2 (Define the audience), bạn đã xác định và phân đoạn đối tượng của mình. Điều này sẽ giúp dễ dàng phân phối hiệu quả nội dung của mình và giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin.
Để giúp phân phối nội dung của bạn đúng cách, điều quan trọng là phải xác định bạn muốn nhân viên của mình làm gì với nội dung đó.
Điều này sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn về việc cung cấp nội dung tùy chỉnh phù hợp với vai trò và nguyện vọng của họ.
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như:
- Loại nội dung nào chỉ dành cho tiêu dùng nội bộ?
- Bạn muốn nhân viên của mình chia sẻ loại nội dung nào lên các mạng xã hội của riêng họ? Đây là nơi mà sự ủng hộ của nhân viên gắn liền với những nỗ lực truyền thông nội bộ của bạn.
- Những loại nội dung nào bạn muốn thảo luận và nhiều người tham gia?
7. Xác định đại sứ truyền thông
Điều quan trọng là thiết lập các bên liên quan chính, những người sẽ đóng vai trò là người quảng bá cho chiến lược truyền thông nội bộ.
Nếu muốn hệ thống liên lạc nội bộ mới hoạt động, bạn cần có sự tham gia tích cực của nhân viên.
Xác định những cá nhân có ảnh hưởng trong tổ chức của bạn, những người có thể đi tiên phong quá trình triển khai. Điều này đảm bảo sự đồng bộ dễ dàng và cho phép bạn bắt đầu đo lường sự tiến bộ của mình một cách nhanh chóng.
Họ không nhất thiết phải là trưởng phòng hoặc quản lý cấp cao. Các thành viên trong nhóm có mối quan hệ tốt và nổi tiếng có thể trở thành những người có ảnh hưởng, bất kể thâm niên của họ.
8. Đo lường tiến độ
Khi đã bắt đầu triển khai chiến lược mới của mình, hãy sử dụng các số liệu bạn đã thiết lập để đánh giá xem chiến lược có đáp ứng các mục tiêu đã thiết lập trước đó hay không.
Nó có dẫn đến sự tham gia nhiều hơn không? Số lượt giới thiệu nhân viên của bạn có tăng lên không? Bạn có tỷ lệ duy trì tốt hơn?
Một vài số liệu phổ biến để theo dõi có thể là:
1. Lượng tương tác
Có rất nhiều chỉ số khác nhau có thể sử dụng để đo lường mức độ tương tác.
Như số lượng người tham gia, hoặc số lượt thích, bình luận và chia sẻ mà nhân viên của bạn thực hiện đối với các bài đăng của bạn trong nền tảng giao tiếp nội bộ. Đây là một cách tốt để ước tính giá trị của nội dung đối với nhân viên.
2. Giới thiệu người quen
Một nhân viên chỉ giới thiệu cho người khác những vị trí mà công ty đang tuyển dụng khi họ cảm thấy hài lòng và thoải mái với môi trường hiện tại họ đang làm. Cho nên đây sẽ là một chỉ số để xem được trạng thái của môi trường làm việc của bạn như thế nào.
Truyền miệng (word of mouth) la một mảnh đất màu mỡ để khai thác những giá trị mà nó mang lại, đặc biệt trong những công ty làm về dịch vụ, truyền miệng mang lại nhiều khách hàng tiềm năng cho công ty.
3. Năng suất và sự gắn kết
Truyền thông nội bộ tốt là điều kiện lý tưởng dẫn đến năng suất của nhân viên cao hơn và tăng sự gắn kết của nhân viên.
4. Chia sẻ trên mạng xã hội
Chia sẻ xã hội tăng cho thấy rằng bạn đang chia sẻ nội bộ nhiều nội dung có giá trị hơn mà nhân viên của bạn cảm thấy hào hứng để chia sẻ.
Hãy nhớ theo dõi kỹ lưỡng các số liệu này trên tất cả các mạng xã hội mỗi khi tiến hành một chiến dịch truyền thông nội bộ.
8. Theo dõi chiến lược thường xuyên
Luôn tiến hành đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng chiến lược truyền thông nội bộ của bạn đang hoạt động hiệu quả.
“Khi nói đến truyền thông nội bộ, tính đồng bộ là chìa khóa!”
Những gì hiệu quả cách đây vài năm có thể đã trở nên lỗi thời ở thời điểm hiện tại. Đừng ngần ngại liên tục thích nghi, thay đổi và phát triển!
Tiến hành các cuộc khảo sát phản hồi thường xuyên để đánh giá cảm nhận của nhân viên đối với các chương trình nội bộ. Sử dụng những ý kiến của họ để điều chỉnh nó phù hợp với nhu cầu và nguyện vọng.
9. Quản lý rủi ro truyền thông
Đây là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng. Cần phải vạch ra các chiến lược, hệ thống và quy trình để tổ chức sử dụng khi gặp khủng hoảng. Vì những rủ ro này có thể xảy ra bất kỳ lúc nào nên điều quan trọng là công ty phải xem xét cách xử lý các tình huống trước khi chúng phát sinh.
Tổng kết
Chiến lược truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái truyền thông và marketing. Hãy sử dụng những bước trên để đảm bảo rằng các liên lạc nội bộ của bạn được hỗ trợ bởi một quy trình lập kế hoạch vững chắc. Khi bạn làm như vậy, bạn có thể yên tâm rằng nhân viên thực hiện sẽ tận dụng tối đa và duy trì năng suất.
